Der Gedanke an eine Betriebsprüfung verunsichert viele Unternehmer. Doch Angst ist unangebracht, wenn sich das Finanzamt ankündigt – vorausgesetzt es werden die richtigen Vorbereitungen getroffen. Wie sich Unternehmer im Zusammenhang mit einer Betriebsprüfung verhalten sollten, schildert der Hamburger Steuerberater und Privatdozent Günter Zielinski.

Die Überprüfung des eigenen Unternehmens ist zweifellos nicht angenehm. Sie kostet Zeit, teils auch Nerven und bringt die alltäglichen Abläufe durcheinander. Dennoch kommen Betriebsprüfungen in der Regel nicht überraschend. Das Finanzamt überprüft jeweils drei aufeinanderfolgende Veranlagungszeiträume, deren Steuerbescheide unter Vorbehalt einer Nachprüfung ergangen sind. Kam es im Verlauf mehrerer Jahre wenigstens dreimal zum Erlass entsprechender Bescheide, kann mit einer Betriebsprüfung gerechnet werden.

Wie bei jedem Kontakt mit dem Fiskus ist auch bei der Betriebsprüfung eine sachliche Kommunikation sinnvoll. Anstatt sofort Einspruch gegen die Betriebsprüfung einzulegen und Widerstände bei den zuständigen Bearbeitern der Behörden auszulösen, sollte ein sachliches Gespräch mit den Verantwortlichen gesucht werden.

Betriebsprüfer haben, ebenso wie andere Angestellte, Zeitvorgaben für ihre Arbeit. Wie lange sie mit der Prüfung eines Unternehmens verbringen dürfen, richtet sich nach dessen Größe und Umsatz. Je höher diese sind, desto mehr Zeit darf sich der Betriebsprüfer nehmen.

Für Unternehmen, in denen keine Steuerexperten tätig sind, ist es ratsam, den Steuerberater als Ansprechpartner für den Betriebsprüfer zu benennen. So kann vermieden werden, dass der Prüfer andere Mitarbeiter des Unternehmens in ihrer Arbeit einschränkt oder unnötig befragt.

Wie die Betriebsprüfung verläuft, ist auch von der Konsequenz und fachlichen Kompetenz abhängig, mit der dem Prüfer begegnet wird. Stößt er bei besonders kleinlichen Feststellungen schnell auf sachlich fundierten Widerstand, wird er in Erwartung zeitraubender Einspruchsverfahren eher bereit sein, Kompromisse einzugehen.

Vorsicht ist bei scheinbar unverfänglichen Gesprächen geboten – es könnten sich Äußerungen in den Prüfungsvermerken wiederfinden. Das ist nicht angenehm, gehört aber zur Tätigkeit des Betriebsprüfers. Trotzdem sollte er natürlich immer höflich behandelt werden. Zum einen ist auch der Betriebsprüfer ein Mitmensch, zum anderen ist er nicht für die deutsche Steuergesetzgebung verantwortlich – Grund genug, auch bei Differenzen sachlich zu bleiben.

Ein wichtiger Teil der Betriebsprüfung ist die abschließende Schlussbesprechung. Hier werden alle Prüfungsfeststellungen des Betriebsprüfers besprochen und diskutiert. Sehr häufig wird bei der Schlussbesprechung eine sogenannte tatsächliche Verständigung erzielt, also ein Kompromiss um unnötige Einspruchsverfahren zu vermeiden. Hier ist steuerrechtliche Fachkompetenz und psychologisches Fingerspitzengefühl notwendig.

Bei Betriebsprüfungen geht es vor allem darum, ruhig und sachlich zu bleiben, dennoch aber Fehlern des Prüfers schnell mit Fachkompetenz zu begegnen. Der Hamburger Steuerberater Günter Zielinski verfügt über viele Jahre Erfahrung in diesem Bereich, die er gerne an seine Mandanten weitergibt.

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